Die Vorratsinventur ist eine der wenigen Prüfungshandlungen, die sich später nicht wiederholen lassen: Was am Stichtag oder kurz davor nicht gezählt wird, lässt sich im Februar kaum rekonstruieren. Deshalb sollte sie mit dem Abschlussprüfer abgestimmt werden, sobald er bestellt ist, wie wir in dem Leitfaden zur Planung der Prüfung 2026 und zur Bestellung des Abschlussprüfers erläutern. In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf die Praxis: wie man die körperliche Bestandsaufnahme organisiert, was der Abschlussprüfer an diesem Tag tut und was er danach zur Bewertung prüft.
Warum nimmt der Abschlussprüfer an der Vorratsinventur teil?
Die NIA-ES 501, „Prüfungsnachweise – Besondere Überlegungen zu ausgewählten Sachverhalten“, setzt als Ziel, ausreichende geeignete Prüfungsnachweise über das Vorhandensein und den Zustand der Vorräte zu erlangen. Sind diese für den Jahresabschluss wesentlich, muss der Abschlussprüfer sie durch Anwesenheit bei der körperlichen Bestandsaufnahme erlangen, sofern dies nicht undurchführbar ist, und zwar zu vier Zwecken (Tz. 4.a):
- Beurteilung der Anweisungen und Verfahren der Unternehmensleitung zur Erfassung und Kontrolle der Inventurergebnisse.
- Beobachtung der Anwendung dieser Verfahren.
- Inaugenscheinnahme der Vorräte.
- Durchführung von Prüfzählungen.
Außerdem muss er Prüfungshandlungen zu den endgültigen Bestandsaufzeichnungen durchführen, um festzustellen, ob sie das tatsächliche Inventurergebnis zutreffend wiedergeben (Tz. 4.b). Die bewertete Aufstellung muss dieselbe sein wie die gezählte.
Die geltende Fassung der NIA-ES 501 ist die mit Resolution des Spanischen Instituts für Rechnungslegung und Abschlussprüfung (ICAC) vom 11.04.2024 veröffentlichte, anwendbar auf Prüfungen von Geschäftsjahren, die ab dem 01.01.2024 beginnen, und in jedem Fall auf ab dem 01.01.2025 beauftragte Prüfungen. Sie gilt daher für den Abschluss 2026.
Wie man die Vorratsinventur vor dem Stichtag vorbereitet
Der Standard verlangt vom Abschlussprüfer zu beurteilen, ob die Anweisungen der Unternehmensleitung unter anderem die Kontrolle der Zähllisten, die Kennzeichnung veralteter oder beschädigter Posten, Vorräte Dritter und die Kontrolle der Bewegungen vor und nach dem Stichtag abdecken (Tz. A4). Diese Liste ist in der Praxis der beste Leitfaden für das Unternehmen. Vor der Inventur sollte schriftlich festgelegt sein:
- Datum, Uhrzeit und Umfang: welche Lager, Hallen, Filialen oder Depots gezählt werden und von wem.
- Zählteams: möglichst in Zweierteams, mit einer Person, die nicht für die Lagerverwaltung zuständig ist, und als Blindzählung (ohne Einsicht in die Systemmenge).
- Nummerierte Zähllisten oder Geräte: Kontrolle der ausgegebenen, verwendeten und stornierten Listen bzw. Protokollierung der Lesungen bei Verwendung von Scannern.
- Periodenabgrenzung: letzter Wareneingangs- und Warenausgangsbeleg vor der Inventur sowie an diesem Tag eingegangene oder versandte Ware getrennt gelagert und gekennzeichnet.
- Kennzeichnung besonderer Vorräte: beschädigte, abgelaufene oder langsam drehende Produkte; Kommissionsware oder Eigentum von Kunden; Ware unterwegs oder bei Dritten eingelagert.
- Unfertige Erzeugnisse: Kriterium zur Bestimmung des Fertigstellungsgrads der Halbfabrikate.
- Physische Schätzungen: bei Schüttgut, Flüssigkeiten oder Haufen das Messverfahren (Wiegen, Volumenberechnung, Eichung).
- Zählung und Abstimmung: wer Differenzen zur permanenten Inventur untersucht und wer Korrekturen freigibt.
Senden Sie diese Anweisungen einige Tage vorher an den Abschlussprüfer, damit Lücken behoben werden können, bevor er ins Lager kommt.
Was der Abschlussprüfer am Inventurtag tut
Während seiner Anwesenheit beobachtet der Abschlussprüfer, ob die Teams die Anweisungen befolgen, nimmt die Ware in Augenschein, um ihr Vorhandensein zu bestätigen und ihren Zustand zu beurteilen, und führt Prüfzählungen in beide Richtungen durch: Er wählt Posten aus den Aufzeichnungen der Unternehmensleitung aus und sucht sie physisch auf, und er wählt physische Posten aus und prüft, ob sie in den Aufzeichnungen enthalten sind (Tz. A7). So prüft er die Vollständigkeit und Richtigkeit dieser Aufzeichnungen.
Üblicherweise erhält er auch Kopien der Zähllisten und der Abgrenzungsinformationen, etwa der letzten Ein- und Ausgänge, um später zu prüfen, ob sie im richtigen Geschäftsjahr gebucht wurden (Tz. A5 und A8). Die Inaugenscheinnahme hilft ihm, veraltete, beschädigte oder alte Vorräte zu erkennen (Tz. A6), was sich später in der Bewertung niederschlägt. Beachten Sie, dass die Inaugenscheinnahme das Vorhandensein der Ware belegt, aber nicht zwingend, dass sie dem Unternehmen gehört: Deshalb ist es wichtig, Ware Dritter getrennt zu halten.
Was gilt, wenn die Inventur nicht am 31.12. stattfindet oder der Abschlussprüfer nicht teilnehmen kann?
| Situation | Was die NIA-ES 501 verlangt |
|---|---|
| Inventur zu einem anderen Zeitpunkt als dem Abschlussstichtag | Der Abschlussprüfer führt zusätzliche Prüfungshandlungen zu den Bestandsveränderungen zwischen Inventurdatum und Stichtag durch (Tz. 5). Das ist möglich, wenn die Kontrollen über die Bewegungen wirksam sind (Tz. A9). |
| Permanente Inventur mit rollierenden Zählungen | Die Unternehmensleitung kann über das Jahr verteilt zählen; Differenzen zwischen System und Zählung können darauf hindeuten, dass die Kontrollen nicht funktionieren (Tz. A10). |
| Der Abschlussprüfer kann wegen unvorhergesehener Umstände nicht teilnehmen | Er führt an einem anderen Tag Zählungen durch oder beobachtet sie und prüft die Geschäftsvorfälle des Zwischenzeitraums (Tz. 6). |
| Die Teilnahme ist undurchführbar | Er wendet alternative Prüfungshandlungen an, etwa die Prüfung des späteren Verkaufs bestimmter Posten (Tz. A13). Erlangt er keine ausreichenden Nachweise, muss er ein modifiziertes Prüfungsurteil abgeben (Tz. 7). |
| Von Dritten verwahrte Vorräte | Bestätigung durch den Dritten, Inaugenscheinnahme oder andere Prüfungshandlungen, etwa Teilnahme an dessen Inventur oder Einholung des Berichts eines anderen Abschlussprüfers (Tz. 8 und A16). |
Schwierigkeiten, Zeitaufwand oder Kosten allein reichen nicht aus, um die Teilnahme als undurchführbar anzusehen (Tz. A12). Ein Abschlussprüfer, der erst nach der Inventur bestellt wird, muss unter Umständen auf alternative Prüfungshandlungen zurückgreifen oder, wenn diese nicht ausreichen, ein Prüfungshemmnis feststellen.
Bewertung der Vorräte nach dem PGC: was danach geprüft wird
Richtig zählen ist die halbe Arbeit; die andere Hälfte ist richtig bewerten. Die Ansatz- und Bewertungsnorm 10 des allgemeinen spanischen Rechnungslegungsplans legt die Kriterien fest, die der Abschlussprüfer mit Ihrem bewerteten Inventar abgleicht:
- Anschaffungs- oder Herstellungskosten. Vorräte werden zu Anschaffungs- oder Herstellungskosten bewertet. Indirekte Steuern werden nur einbezogen, wenn sie vom Fiskus nicht erstattet werden.
- Anschaffungskosten. Rechnungsbetrag abzüglich Rabatten und Preisnachlässen zuzüglich der Kosten, bis die Güter verkaufsbereit am Standort sind: Transport, Zölle, Versicherungen und sonstige direkt zurechenbare Kosten.
- Herstellungskosten. Rohstoffe zuzüglich Einzelkosten und eines angemessenen Teils der Gemeinkosten des Herstellungszeitraums, berechnet auf Grundlage der Normalauslastung der Produktionsanlagen. Eine Saison mit geringer Auslastung darf die Stückkosten nicht aufblähen.
- Verbrauchsfolgeverfahren. Grundsätzlich Durchschnittspreis bzw. gewogener Durchschnitt; FIFO ist zulässig. Für Vorräte gleicher Art und Verwendung ist ein einheitliches Verfahren anzuwenden; für nicht austauschbare Güter gilt die Einzelbewertung.
- Finanzierungskosten. Sie werden nur bei Vorräten einbezogen, die mehr als ein Jahr benötigen, um verkaufsfähig zu sein, wie bei Weinkellereien mit Ausbau oder bei Immobilienprojekten.
- Nettoveräußerungswert. Liegt er unter den Anschaffungs- oder Herstellungskosten, wird eine Wertberichtigung als Aufwand erfasst. Rohstoffe werden nicht abgewertet, wenn die Fertigerzeugnisse voraussichtlich über den Kosten verkauft werden; ebenso wenig Güter aus festen Verkaufsverträgen, deren Preis die Kosten und die noch anfallenden Kosten deckt. Die Wertberichtigung wird rückgängig gemacht, wenn ihre Gründe entfallen.
Der Anhang muss unter anderem über die Umstände und den Betrag der Wertberichtigungen, die aktivierten Finanzierungskosten und Verfügungsbeschränkungen durch Sicherheiten oder Verpfändungen informieren. Eine Analyse von Umschlag und Margen nach Produktgruppen ist die beste Grundlage, um den Nettoveräußerungswert zu belegen.
Häufige Fragen
Muss der Abschlussprüfer an der Inventur teilnehmen?
Sind die Vorräte für den Jahresabschluss wesentlich, verlangt die NIA-ES 501 seine Anwesenheit bei der körperlichen Bestandsaufnahme, sofern dies nicht undurchführbar ist. In diesem Fall muss er alternative Prüfungshandlungen anwenden und, wenn er keine ausreichenden Nachweise erlangt, sein Prüfungsurteil modifizieren.
Können wir die Inventur einige Tage vor dem Stichtag durchführen?
Ja. Der Standard lässt dies zu, sofern der Abschlussprüfer Nachweise über die Bewegungen zwischen Inventurdatum und Stichtag erlangen kann. Das funktioniert am besten, wenn die Kontrollen über Ein- und Ausgänge verlässlich sind.
Was gilt für Vorräte in einem externen Lager?
Sind sie wesentlich, kann der Abschlussprüfer beim Dritten eine Bestätigung über Mengen und Zustand einholen, sie in Augenschein nehmen oder andere Prüfungshandlungen durchführen. Stellen Sie die Kontaktdaten des Verwahrers rechtzeitig bereit.
Rechtsgrundlagen
- NIA-ES 501, Prüfungsnachweise – Besondere Überlegungen zu ausgewählten Sachverhalten (ICAC, Resolution vom 11.04.2024)
- ICAC: geltende Prüfungsvorschriften (technische Prüfungsstandards)
- Königliches Dekret 1514/2007, allgemeiner spanischer Rechnungslegungsplan, konsolidierte Fassung (BOE): Ansatz- und Bewertungsnorm 10
- Königliches Dekret 1/2021 zur Änderung des allgemeinen Rechnungslegungsplans (BOE)
- Gesetz 22/2015 über die Abschlussprüfung, konsolidierte Fassung (BOE)
Wenn Ihr Unternehmen bedeutende Vorräte hat und Sie die Inventur für diesen Abschluss rechtzeitig organisieren möchten, kann Ihnen unser Team für die Prüfung des Jahresabschlusses helfen, die Anweisungen durchzusehen und die Teilnahme zu koordinieren, auch in Lagern und Packbetrieben der Region Murcia. Kontaktieren Sie uns vor dem 31.12.
Artikel erstellt vom Fachteam von Controlaudit. Rechtsstand: 13.10.2026. Dieser Inhalt dient der Information und ersetzt keine fachliche Beratung zu Ihrem konkreten Fall.