Інвентаризація запасів — одна з небагатьох аудиторських процедур, які неможливо повторити пізніше: те, що не перераховано в день закриття року або близько до нього, навряд чи вдасться відновити в лютому. Тому її варто погодити з аудитором одразу після його призначення, як ми пояснюємо в посібнику з планування аудиту 2026 року та призначення аудитора. У цій статті зосереджуємося на практичній частині: як організувати фізичну інвентаризацію, що робитиме аудитор того дня і що він потім перевірятиме щодо оцінки.
Чому аудитор присутній під час фізичної інвентаризації запасів?
NIA-ES 501 «Аудиторські докази — особливі міркування щодо окремих статей» ставить за мету отримати достатні та прийнятні докази щодо наявності та стану запасів. Якщо вони суттєві для річної фінансової звітності, аудитор має отримати ці докази, будучи присутнім під час фізичної інвентаризації, якщо це практично можливо, з чотирма цілями (пункт 4.a):
- Оцінити інструкції та процедури управлінського персоналу щодо фіксування та контролю результатів інвентаризації.
- Поспостерігати за виконанням цих процедур.
- Оглянути запаси.
- Провести тестові перерахунки.
Крім того, він має виконати процедури щодо остаточних облікових записів про запаси, щоб перевірити, що вони точно відображають фактичні результати інвентаризації (пункт 4.b). Перелік, який оцінюється, має бути тим самим, що його перераховували.
Чинну редакцію NIA-ES 501 опубліковано Резолюцією Інституту бухгалтерського обліку та аудиту Іспанії (ICAC) від 11.04.2024; вона застосовується до аудиту за звітні періоди, що починаються з 01.01.2024, і в будь-якому разі до завдань, укладених з 01.01.2025. Отже, саме вона застосовуватиметься під час закриття 2026 року.
Як підготувати інвентаризацію запасів до закриття року
Стандарт вимагає від аудитора оцінити, чи охоплюють інструкції управлінського персоналу, серед іншого, контроль інвентаризаційних аркушів, виявлення застарілих або пошкоджених позицій, запаси третіх осіб і контроль руху до та після відсічення (пункт A4). На практиці цей перелік — найкращий орієнтир для компанії. Перед інвентаризацією варто мати в письмовій формі:
- Дату, час і обсяг: які склади, цехи, магазини чи сховища перераховуються і хто це робить.
- Інвентаризаційні групи: бажано парами, з участю особи, яка не відповідає за зберігання на складі, і з «сліпим» перерахунком (без перегляду кількості в системі).
- Пронумеровані аркуші або термінали: контроль виданих, використаних і анульованих аркушів або реєстрація зчитувань, якщо використовуються сканери.
- Відсічення операцій: остання прибуткова та видаткова накладна перед інвентаризацією, а товар, отриманий чи відвантажений того дня, — окремо і з позначками.
- Виявлення особливих запасів: пошкоджені, прострочені або повільно оборотні товари; товар на консигнації чи у власності клієнтів; запаси в дорозі або на зберіганні в третіх осіб.
- Незавершене виробництво: критерій визначення ступеня готовності напівфабрикатів.
- Фізичні оцінки: для насипних, рідких чи складених купами матеріалів — метод вимірювання (зважування, обмір об’єму, тарування).
- Перерахунок і звірка: хто з’ясовує розбіжності з даними безперервного обліку запасів і хто погоджує коригування.
Надішліть ці інструкції аудитору за кілька днів, щоб усунути недоліки ще до приходу на склад.
Що робить аудитор у день інвентаризації
Під час своєї присутності аудитор спостерігає, чи дотримуються групи інструкцій, оглядає товар, щоб підтвердити його наявність і оцінити стан, і проводить тестові перерахунки у двох напрямах: обирає позиції з облікових записів управлінського персоналу і знаходить їх фізично, а також обирає фізичні позиції і перевіряє, що вони є в облікових записах (пункт A7). Так він перевіряє повноту і точність цих записів.
Зазвичай він також отримує копії інвентаризаційних аркушів та інформації про відсічення, як-от останні прибуткові та видаткові операції, щоб пізніше перевірити, що їх відображено в правильному звітному періоді (пункти A5 і A8). Огляд допомагає йому виявити застарілі, пошкоджені або давні запаси (пункт A6), що згодом позначиться на оцінці. Зважте, що огляд підтверджує наявність товару, але не обов’язково те, що він належить компанії: тому важливо відокремлювати товар третіх осіб.
Що робити, якщо інвентаризація проводиться не 31.12 або аудитор не може бути присутнім?
| Ситуація | Чого вимагає NIA-ES 501 |
|---|---|
| Інвентаризація на дату, відмінну від дати закриття | Аудитор виконує додаткові процедури щодо змін запасів між датою інвентаризації та датою закриття (пункт 5). Це можливо, якщо контроль за рухом запасів ефективний (пункт A9). |
| Безперервний облік запасів із циклічними перерахунками | Управлінський персонал може проводити перерахунки протягом року; розбіжності між системою і перерахунком можуть свідчити, що контроль не працює (пункт A10). |
| Аудитор не може бути присутнім через непередбачені обставини | Він проводить перерахунки або спостерігає за ними на іншу дату і перевіряє операції за проміжний період (пункт 6). |
| Присутність практично неможлива | Аудитор виконує альтернативні процедури, як-от перевірку подальшого продажу конкретних позицій (пункт A13). Якщо достатніх доказів не отримано, він має висловити модифіковану думку (пункт 7). |
| Запаси, що зберігаються в третіх осіб | Підтвердження від третьої особи, огляд або інші процедури, як-от присутність під час її інвентаризації чи отримання звіту іншого аудитора (пункти 8 і A16). |
Складність, час чи витрати самі по собі не є достатньою підставою вважати присутність практично неможливою (пункт A12). Аудитору, призначеному вже після інвентаризації, може знадобитися вдатися до альтернативних процедур або, якщо їх недостатньо, констатувати обмеження обсягу.
Оцінка запасів за PGC: що аудитор перевірятиме потім
Правильно перерахувати — це половина роботи; друга половина — правильно оцінити. Норма реєстрації та оцінки 10 Загального плану бухгалтерського обліку встановлює критерії, з якими аудитор порівнюватиме ваш оцінений опис запасів:
- Собівартість. Запаси оцінюються за ціною придбання або виробничою собівартістю. Непрямі податки включаються лише тоді, коли вони не відшкодовуються державою.
- Ціна придбання. Сума за рахунком за вирахуванням знижок, плюс витрати до моменту, коли товари розміщено для продажу: транспортування, мита, страхування та інші безпосередньо пов’язані витрати.
- Виробнича собівартість. Сировина плюс прямі витрати та обґрунтована частка непрямих витрат періоду виробництва, розрахована на основі рівня використання нормальної потужності виробничих засобів. Сезон із низькою активністю не повинен завищувати собівартість одиниці.
- Метод розподілу. Як правило, середня ціна або середньозважена собівартість; FIFO допускається. Для запасів подібного характеру та використання слід застосовувати єдиний метод; для невзаємозамінних товарів — ідентифіковану собівартість.
- Фінансові витрати. Включаються лише до запасів, яким потрібно понад рік, щоб стати придатними до продажу, як у виноробнях із витримкою вина чи в девелоперських проєктах.
- Чиста вартість реалізації. Якщо вона нижча за собівартість, коригування вартості визнається витратами. Сировину не уцінюють, якщо готову продукцію очікується продати вище собівартості; так само не уцінюють товари, щодо яких укладено тверді договори продажу з ціною, що покриває собівартість і решту витрат. Коригування сторнується, якщо його причини зникають.
Примітки мають розкривати, серед іншого, обставини та суму коригувань у зв’язку зі знеціненням, капіталізовані фінансові витрати та обмеження у розпорядженні запасами через гарантії чи застави. Аналіз оборотності та маржі за групами продукції — найкраща основа для обґрунтування чистої вартості реалізації.
Поширені запитання
Чи обов’язкова присутність аудитора під час інвентаризації?
Якщо запаси суттєві для річної фінансової звітності, NIA-ES 501 вимагає його присутності під час фізичної інвентаризації, якщо це практично можливо. Інакше він має виконати альтернативні процедури і, якщо не отримає достатніх доказів, модифікувати свою думку.
Чи можна провести інвентаризацію за кілька днів до закриття року?
Так. Стандарт це допускає, якщо аудитор може отримати докази щодо руху запасів між датою інвентаризації та датою закриття. Це працює краще, коли контроль за надходженнями та вибуттям надійний.
Що з запасами, які зберігаються на зовнішньому складі?
Якщо вони суттєві, аудитор може запитати в третьої особи підтвердження кількості та стану, оглянути їх або виконати інші процедури. Заздалегідь надайте контактні дані зберігача.
Правова база
- NIA-ES 501, Аудиторські докази — особливі міркування щодо окремих статей (ICAC, Резолюція від 11.04.2024)
- ICAC: чинні нормативні акти з аудиту (Технічні стандарти аудиту)
- Королівський декрет 1514/2007, Загальний план бухгалтерського обліку, консолідований текст (BOE): норма реєстрації та оцінки 10
- Королівський декрет 1/2021 про зміни до Загального плану бухгалтерського обліку (BOE)
- Закон № 22/2015 про аудит, консолідований текст (BOE)
Якщо ваша компанія має значні запаси і ви хочете заздалегідь організувати інвентаризацію до цього закриття року, наша команда з аудиту річної фінансової звітності допоможе переглянути інструкції та скоординувати присутність аудитора, зокрема на складах і пакувальних центрах регіону Мурсія. Зв’яжіться з нами до 31.12.
Статтю підготувала технічна команда Controlaudit. Нормативну базу перевірено станом на 13.10.2026. Цей матеріал має інформаційний характер і не замінює професійної консультації щодо вашої конкретної ситуації.