Varetellingen er en av få revisjonshandlinger som ikke kan gjentas senere: det som ikke telles på balansedagen, eller nær den, er vanskelig å rekonstruere i februar. Derfor lønner det seg å avtale den med revisor straks revisor er valgt, slik vi forklarer i veiledningen om planlegging av revisjonen for 2026 og valg av revisor. I denne artikkelen konsentrerer vi oss om det praktiske: hvordan du organiserer den fysiske tellingen, hva revisor gjør den dagen, og hva revisor senere kontrollerer når det gjelder verdsettelsen.
Hvorfor er revisor til stede ved den fysiske varetellingen?
NIA-ES 501, «Revisjonsbevis – særlige hensyn for utvalgte områder», har som mål å innhente tilstrekkelig og hensiktsmessig revisjonsbevis for varelagerets eksistens og tilstand. Når varelageret er vesentlig for årsregnskapet, skal revisor innhente dette ved å være til stede ved den fysiske tellingen, med mindre det ikke er praktisk mulig, med fire formål (punkt 4.a):
- Vurdere ledelsens instrukser og prosedyrer for registrering og kontroll av telleresultatene.
- Observere hvordan prosedyrene følges.
- Inspisere varelageret.
- Utføre kontrolltellinger.
I tillegg skal revisor utføre handlinger på de endelige lagerregistreringene for å kontrollere at de nøyaktig gjenspeiler det faktiske telleresultatet (punkt 4.b). Oversikten som verdsettes, må være den samme som ble talt.
Gjeldende versjon av NIA-ES 501 er den som ble kunngjort ved resolusjon fra Spanias institutt for regnskap og revisjon (ICAC), tilsynsmyndighet for revisorer, av 11.04.2024, og gjelder for revisjon av regnskapsår som begynner 01.01.2024 eller senere, og i alle tilfeller for oppdrag inngått fra 01.01.2025. Det er altså den som gjelder for årsavslutningen 2026.
Slik forbereder du varetellingen før årsavslutningen
Standarden krever at revisor vurderer om ledelsens instrukser blant annet dekker kontroll med tellelistene, identifisering av ukurante eller skadde varer, varer som tilhører tredjeparter, og kontroll med varebevegelser før og etter periodeskillet (punkt A4). Den listen er i praksis den beste veiledningen for foretaket. Før tellingen bør du ha skriftlig på plass:
- Dato, klokkeslett og omfang: hvilke lagre, haller, butikker eller depoter som telles, og hvem som teller.
- Tellelag: helst to og to, med én person som ikke har ansvar for lageret, og med blindtelling (uten å se antallet i systemet).
- Nummererte tellelister eller terminaler: kontroll med utleverte, brukte og annullerte lister, eller logg over avlesningene hvis det brukes skannere.
- Periodeskille: siste følgeseddel for inngående og utgående varer før tellingen, og varer mottatt eller sendt den dagen holdt atskilt og merket.
- Identifisering av særskilte varer: skadde, utgåtte eller saktegående varer; konsignasjonsvarer eller varer som tilhører kunder; varer under transport eller lagret hos tredjeparter.
- Varer i arbeid: kriterier for å fastsette ferdiggradsgraden for halvfabrikata.
- Fysiske estimater: for bulkvarer, væsker eller hauger, målemetode (veiing, volumberegning, tankpeiling).
- Telling og avstemming: hvem som undersøker avvik mot det løpende lagerregisteret, og hvem som godkjenner justeringene.
Send disse instruksene til revisor noen dager i forveien, slik at manglene kan rettes før dere står på lageret.
Hva gjør revisor på tellingsdagen?
Mens revisor er til stede, observerer revisor om tellelagene følger instruksene, inspiserer varene for å bekrefte at de finnes og vurdere tilstanden, og utfører kontrolltellinger begge veier: velger poster fra ledelsens registreringer og finner dem fysisk, og velger fysiske poster og kontrollerer at de er registrert (punkt A7). Slik kontrolleres fullstendigheten og nøyaktigheten i registreringene.
Revisor tar også gjerne kopi av tellelistene og informasjonen om periodeskillet, som de siste inngående og utgående bevegelsene, for senere å kontrollere at de ble bokført i riktig regnskapsår (punkt A5 og A8). Inspeksjonen hjelper revisor med å identifisere ukurante, skadde eller gamle varer (punkt A6), noe som senere får betydning for verdsettelsen. Husk at inspeksjonen bekrefter at varene finnes, men ikke nødvendigvis at de eies av foretaket: derfor er det viktig å holde tredjeparters varer atskilt.
Hva hvis tellingen ikke skjer 31.12, eller revisor ikke kan være til stede?
| Situasjon | Hva NIA-ES 501 krever |
|---|---|
| Telling på en annen dato enn balansedagen | Revisor utfører tilleggshandlinger på endringene i varelageret mellom tellingsdatoen og balansedagen (punkt 5). Det er gjennomførbart hvis kontrollene med varebevegelsene er effektive (punkt A9). |
| Løpende lagerregister med rullerende tellinger | Ledelsen kan telle gjennom året; avvik mellom system og telling kan tyde på at kontrollene ikke fungerer (punkt A10). |
| Revisor kan ikke være til stede på grunn av uforutsette forhold | Revisor utfører eller observerer tellinger på en alternativ dato og tester transaksjonene i mellomperioden (punkt 6). |
| Det er ikke praktisk mulig å være til stede | Revisor utfører alternative handlinger, som å gjennomgå senere salg av bestemte poster (punkt A13). Innhentes ikke tilstrekkelig revisjonsbevis, skal revisor gi en modifisert konklusjon (punkt 7). |
| Varer i tredjeparts varetekt | Bekreftelse fra tredjeparten, inspeksjon eller andre handlinger, som å være til stede ved tredjepartens telling eller innhente en annen revisors rapport (punkt 8 og A16). |
Vanskeligheter, tid eller kostnader er ikke alene nok til å anse at tilstedeværelse ikke er praktisk mulig (punkt A12). En revisor som velges etter at tellingen er gjennomført, kan måtte ty til alternative handlinger eller, hvis de ikke er tilstrekkelige, en begrensning i omfanget.
Verdsettelse av varelager etter PGC: hva revisor kontrollerer etterpå
Riktig telling er halve jobben; den andre halvparten er riktig verdsettelse. Registrerings- og verdsettelsesregel 10 i den spanske generelle regnskapsplanen fastsetter kriteriene revisor vil holde opp mot den verdsatte vareoversikten:
- Kost. Varelageret vurderes til anskaffelseskost eller tilvirkningskost. Indirekte skatter tas bare med når de ikke kan kreves tilbake fra skattemyndighetene.
- Anskaffelseskost. Fakturert beløp minus rabatter og avslag, pluss kostnader fram til varene er klare for salg: transport, toll, forsikring og andre direkte henførbare kostnader.
- Tilvirkningskost. Råvarer pluss direkte kostnader og en rimelig andel av de indirekte kostnadene i produksjonsperioden, beregnet ut fra utnyttelsen av produksjonsmidlenes normale kapasitet. En sesong med lav aktivitet skal ikke blåse opp enhetskostnaden.
- Tilordningsmetode. Som hovedregel gjennomsnittspris eller veid gjennomsnittlig kost; FIFO er akseptabelt. Det skal brukes én metode for varer av lignende art og bruk; for varer som ikke er ombyttbare, spesifikk kost.
- Finanskostnader. Tas bare med for varer som trenger mer enn ett år før de er salgbare, som i vinkjellere med lagring eller i eiendomsprosjekter.
- Netto realisasjonsverdi. Er den lavere enn kost, regnskapsføres en nedskrivning som kostnad. Råvarer nedskrives ikke hvis ferdigvarene forventes solgt over kost; heller ikke varer som er omfattet av faste salgskontrakter der prisen dekker kost og gjenstående kostnader. Nedskrivningen reverseres hvis årsakene bortfaller.
Notene skal blant annet opplyse om omstendighetene rundt og beløpet for nedskrivningene, balanseførte finanskostnader og begrensninger i rådigheten som følge av sikkerhetsstillelser eller pantsettelser. En analyse av omløpshastighet og marginer per produktgruppe er det beste grunnlaget for å underbygge netto realisasjonsverdi.
Ofte stilte spørsmål
Er det obligatorisk at revisor er til stede ved varetellingen?
Er varelageret vesentlig for årsregnskapet, krever NIA-ES 501 at revisor er til stede ved den fysiske tellingen, med mindre det ikke er praktisk mulig. I så fall skal revisor utføre alternative handlinger og, hvis tilstrekkelig revisjonsbevis ikke innhentes, modifisere konklusjonen.
Kan vi telle noen dager før balansedagen?
Ja. Standarden tillater det, forutsatt at revisor kan innhente revisjonsbevis for bevegelsene mellom tellingsdatoen og balansedagen. Det fungerer best når kontrollene med inngående og utgående varer er pålitelige.
Hva med varer vi har på et eksternt lager?
Er de vesentlige, kan revisor be tredjeparten bekrefte mengde og tilstand, inspisere dem eller utføre andre handlinger. Oppgi kontaktopplysningene til lagerholderen i god tid.
Rettslig grunnlag
- NIA-ES 501, Revisjonsbevis – særlige hensyn for utvalgte områder (ICAC, resolusjon av 11.04.2024)
- ICAC: gjeldende revisjonsregelverk (tekniske revisjonsstandarder)
- Kongelig dekret 1514/2007, den spanske generelle regnskapsplanen, konsolidert tekst (BOE): registrerings- og verdsettelsesregel 10
- Kongelig dekret 1/2021 om endring av den spanske generelle regnskapsplanen (BOE)
- Lov 22/2015 om revisjon, konsolidert tekst (BOE)
Har foretaket ditt et betydelig varelager og vil du organisere tellingen ved denne årsavslutningen i god tid, kan teamet vårt for revisjon av årsregnskap hjelpe deg med å gjennomgå instruksene og samordne tilstedeværelsen, også på lagre og pakkerier i Murcia-regionen. Ta kontakt med oss før 31.12.
Artikkelen er utarbeidet av Controlaudits fagteam. Regelverket er gjennomgått per 13.10.2026. Innholdet er kun til informasjon og erstatter ikke profesjonell rådgivning om din konkrete sak.