De voorraadtelling is een van de weinige controlewerkzaamheden die later niet kunnen worden herhaald: wat niet op of rond balansdatum wordt geteld, is in februari nauwelijks nog te reconstrueren. Daarom is het raadzaam de telling met de auditor af te spreken zodra hij is benoemd, zoals wij uitleggen in de gids voor het plannen van de controle over 2026 en het benoemen van de auditor. In dit artikel richten wij ons op de praktijk: hoe u de fysieke inventarisatie organiseert, wat de auditor die dag doet en wat hij daarna nagaat over de waardering.
Waarom woont de auditor de fysieke voorraadtelling bij?
NIA-ES 501, „Controle-informatie. Specifieke overwegingen voor geselecteerde onderwerpen”, heeft als doelstelling voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen over het bestaan en de staat van de voorraden. Als die van materieel belang zijn voor de jaarrekening, moet de auditor die informatie verkrijgen door aanwezig te zijn bij de fysieke inventarisatie, tenzij dat niet uitvoerbaar is, met vier doelen (punt 4.a):
- De instructies en procedures van het management voor het vastleggen en beheersen van de telresultaten evalueren.
- Observeren hoe die procedures worden toegepast.
- De voorraden inspecteren.
- Testtellingen uitvoeren.
Daarnaast moet hij werkzaamheden uitvoeren op de definitieve voorraadadministratie om na te gaan of die de werkelijke telresultaten nauwkeurig weergeeft (punt 4.b). De lijst die wordt gewaardeerd, moet dezelfde zijn als de lijst die is geteld.
De geldende versie van NIA-ES 501 is gepubliceerd bij Resolutie van het Spaans Instituut voor Verslaggeving en Accountantscontrole (ICAC) van 11-04-2024 en geldt voor de controle van boekjaren die op of na 01-01-2024 beginnen en in elk geval voor opdrachten die vanaf 01-01-2025 worden aangegaan. Het is dus de versie die op de jaarafsluiting van 2026 van toepassing is.
Hoe bereidt u de voorraadinventarisatie vóór de jaarafsluiting voor?
De standaard vraagt de auditor te evalueren of de instructies van het management onder meer betrekking hebben op de beheersing van de tellijsten, de identificatie van verouderde of beschadigde artikelen, voorraden van derden en de beheersing van goederenbewegingen vóór en na de cut-off (punt A4). Die lijst is in de praktijk de beste leidraad voor de onderneming. Vóór de telling is het raadzaam het volgende op papier te hebben:
- Datum, tijdstip en reikwijdte: welke magazijnen, hallen, winkels of opslagplaatsen worden geteld en door wie.
- Telploegen: bij voorkeur in tweetallen, met iemand die niet verantwoordelijk is voor de bewaring van het magazijn, en met blind tellen (zonder de hoeveelheid uit het systeem te zien).
- Genummerde tellijsten of terminals: controle op uitgereikte, gebruikte en vervallen lijsten, of vastlegging van de scans als er scanners worden gebruikt.
- Cut-off: laatste ontvangst- en verzendbon vóór de telling, en goederen die die dag zijn ontvangen of verzonden apart gezet en gemarkeerd.
- Identificatie van bijzondere voorraden: beschadigde, vervallen of incourante producten; consignatiegoederen of goederen die eigendom zijn van klanten; voorraden onderweg of in bewaring bij derden.
- Onderhanden werk: criterium om de voortgang van halffabricaten vast te stellen.
- Fysieke schattingen: bij bulkgoederen, vloeistoffen of stortgoed de meetmethode (wegen, volumebepaling, peilingen).
- Telling en aansluiting: wie de verschillen met de permanente voorraadadministratie onderzoekt en wie de correcties autoriseert.
Stuur deze instructies enkele dagen vooraf naar de auditor, zodat tekortkomingen kunnen worden verholpen voordat men in het magazijn staat.
Wat doet de auditor op de dag van de telling?
Tijdens zijn aanwezigheid observeert de auditor of de ploegen de instructies volgen, inspecteert hij de goederen om het bestaan ervan te bevestigen en de staat te beoordelen, en voert hij testtellingen in twee richtingen uit: hij selecteert artikelen uit de administratie van het management en zoekt ze fysiek op, en hij selecteert fysieke artikelen en gaat na of ze in de administratie staan (punt A7). Zo toetst hij de volledigheid en juistheid van die administratie.
Ook verkrijgt hij doorgaans een kopie van de tellijsten en van de cut-offinformatie, zoals de laatste ontvangsten en verzendingen, om later na te gaan of die in het juiste boekjaar zijn geboekt (punten A5 en A8). De inspectie helpt hem verouderde, beschadigde of oude voorraden te identificeren (punt A6), wat later in de waardering tot uiting komt. Houd er rekening mee dat de inspectie aantoont dat de goederen bestaan, maar niet noodzakelijk dat ze eigendom van de onderneming zijn: daarom is het belangrijk goederen van derden apart te houden.
Wat als de telling niet op 31-12 plaatsvindt of de auditor niet aanwezig kan zijn?
| Situatie | Wat NIA-ES 501 vereist |
|---|---|
| Telling op een andere datum dan balansdatum | De auditor voert aanvullende werkzaamheden uit op de voorraadmutaties tussen de teldatum en balansdatum (punt 5). Dat is haalbaar als de beheersing van de goederenbewegingen effectief is (punt A9). |
| Permanente voorraadadministratie met roulerende tellingen | Het management kan gedurende het jaar tellen; verschillen tussen systeem en telling kunnen erop wijzen dat de beheersingsmaatregelen niet werken (punt A10). |
| De auditor kan door onvoorziene omstandigheden niet aanwezig zijn | Hij voert tellingen uit of observeert ze op een andere datum en toetst de transacties van de tussenliggende periode (punt 6). |
| Aanwezigheid is niet uitvoerbaar | Hij voert alternatieve werkzaamheden uit, zoals het nagaan van de latere verkoop van specifieke artikelen (punt A13). Verkrijgt hij geen toereikende controle-informatie, dan moet hij een aangepast oordeel tot uitdrukking brengen (punt 7). |
| Voorraden in bewaring bij derden | Bevestiging door de derde, inspectie of andere werkzaamheden, zoals het bijwonen van diens telling of het verkrijgen van het rapport van een andere auditor (punten 8 en A16). |
Moeilijkheden, tijd of kosten zijn op zichzelf geen reden om aanwezigheid als niet uitvoerbaar te beschouwen (punt A12). Een auditor die wordt benoemd wanneer de telling al heeft plaatsgevonden, kan genoodzaakt zijn alternatieve werkzaamheden uit te voeren of, als die niet toereikend zijn, een beperking in de reikwijdte vast te stellen.
Waardering van voorraden volgens het PGC: wat hij daarna beoordeelt
Goed tellen is de helft van het werk; de andere helft is goed waarderen. Waarderingsnorm 10 van het algemeen Spaans boekhoudplan legt de criteria vast die de auditor naast uw gewaardeerde voorraadlijst zal leggen:
- Kostprijs. Voorraden worden gewaardeerd tegen hun verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs. Indirecte belastingen worden alleen meegenomen als ze niet op de belastingdienst verhaalbaar zijn.
- Verkrijgingsprijs. Het gefactureerde bedrag min kortingen en rabatten, plus de kosten tot de goederen klaar staan voor verkoop: transport, invoerrechten, verzekeringen en andere direct toerekenbare kosten.
- Vervaardigingsprijs. Grondstoffen plus directe kosten en het redelijke deel van de indirecte kosten van de productieperiode, berekend op basis van het bezettingsniveau van de normale capaciteit van de productiemiddelen. Een seizoen met lage activiteit mag de kostprijs per eenheid niet opdrijven.
- Toerekeningsmethode. Als algemene regel de gemiddelde prijs of gewogen gemiddelde kostprijs; FIFO is aanvaardbaar. Voor voorraden van vergelijkbare aard en gebruik moet één methode worden gebruikt; voor niet-uitwisselbare goederen de specifieke kostprijs.
- Financieringskosten. Worden alleen opgenomen in voorraden die meer dan een jaar nodig hebben om verkoopklaar te zijn, zoals bij wijnhuizen met rijping of bij vastgoedprojecten.
- Netto-opbrengstwaarde. Is die lager dan de kostprijs, dan wordt een waardecorrectie als kosten geboekt. Grondstoffen worden niet afgewaardeerd als de eindproducten naar verwachting boven de kostprijs worden verkocht; evenmin goederen waarvoor vaste verkoopcontracten bestaan waarvan de prijs de kostprijs en de nog te maken kosten dekt. De correctie wordt teruggenomen als de oorzaken ervan verdwijnen.
De toelichting moet onder meer informatie geven over de omstandigheden en het bedrag van de bijzondere waardeverminderingen, de geactiveerde financieringskosten en de beperkingen in de beschikbaarheid door zekerheden of verpandingen. Een analyse van de omloopsnelheid en van de marges per productgroep is de beste basis om de netto-opbrengstwaarde te onderbouwen.
Veelgestelde vragen
Is het verplicht dat de auditor de inventarisatie bijwoont?
Als de voorraden van materieel belang zijn voor de jaarrekening, vereist NIA-ES 501 zijn aanwezigheid bij de fysieke telling, tenzij dat niet uitvoerbaar is. In dat geval moet hij alternatieve werkzaamheden uitvoeren en, als hij geen toereikende controle-informatie verkrijgt, zijn oordeel aanpassen.
Mogen wij de telling enkele dagen vóór balansdatum houden?
Ja. De standaard staat dat toe, mits de auditor controle-informatie kan verkrijgen over de mutaties tussen de teldatum en balansdatum. Dat werkt het best wanneer de beheersing van ontvangsten en verzendingen betrouwbaar is.
Hoe zit het met voorraden in een extern magazijn?
Als ze van materieel belang zijn, kan de auditor de derde om bevestiging van hoeveelheden en staat vragen, ze inspecteren of andere werkzaamheden uitvoeren. Geef tijdig de contactgegevens van de bewaarnemer door.
Wettelijke grondslag
- NIA-ES 501, Controle-informatie. Specifieke overwegingen voor geselecteerde onderwerpen (ICAC, Resolutie van 11-04-2024)
- ICAC: geldende controleregelgeving (technische controlestandaarden)
- Koninklijk besluit 1514/2007, algemeen Spaans boekhoudplan, geconsolideerde tekst (BOE): waarderingsnorm 10
- Koninklijk besluit 1/2021 tot wijziging van het algemeen Spaans boekhoudplan (BOE)
- Wet 22/2015 op de wettelijke controle van de jaarrekening, geconsolideerde tekst (BOE)
Heeft uw onderneming aanzienlijke voorraden en wilt u de telling voor deze jaarafsluiting tijdig organiseren? Ons team voor controle van de jaarrekening kan u helpen de instructies te beoordelen en de aanwezigheid te coördineren, ook in magazijnen en verwerkingscentra in de regio Murcia. Neem vóór 31-12 contact met ons op.
Artikel opgesteld door het technische team van Controlaudit. Regelgeving bijgewerkt tot 13-10-2026. Deze inhoud is informatief en vervangt geen professioneel advies over uw specifieke situatie.