Inventeringen av varulager är en av få granskningsåtgärder som inte kan upprepas senare: det som inte räknas på balansdagen, eller nära den, går knappast att rekonstruera i februari. Därför är det klokt att komma överens med revisorn så snart revisorn har utsetts, som vi förklarar i guiden om att planera revisionen 2026 och utse revisor. I den här artikeln fokuserar vi på det praktiska: hur den fysiska inventeringen organiseras, vad revisorn gör den dagen och vad revisorn sedan granskar när det gäller värderingen.
Varför närvarar revisorn vid den fysiska inventeringen av varulagret?
NIA-ES 501, ”Revisionsbevis – särskilda överväganden för utvalda områden”, har som mål att inhämta tillräckliga och ändamålsenliga revisionsbevis om varulagrets existens och skick. När varulagret är väsentligt för årsbokslutet ska revisorn inhämta dem genom att närvara vid den fysiska inventeringen, om det inte är ogenomförbart, i fyra syften (punkt 4.a):
- Utvärdera ledningens instruktioner och rutiner för att registrera och kontrollera resultatet av inventeringen.
- Observera hur rutinerna tillämpas.
- Inspektera varulagret.
- Göra kontrollräkningar.
Dessutom ska revisorn utföra granskningsåtgärder avseende de slutliga lagerregistren för att kontrollera att de korrekt återspeglar det faktiska resultatet av inventeringen (punkt 4.b). Listan som värderas måste vara densamma som räknades.
Den gällande versionen av NIA-ES 501 är den som publicerades genom resolution från Spaniens institut för redovisning och revision (ICAC) av den 2024-04-11, och den tillämpas vid revision av räkenskapsår som inleds från och med 2024-01-01 och i alla händelser på uppdrag som avtalas från och med 2025-01-01. Det är alltså den som gäller för bokslutet 2026.
Så förbereder du inventeringen av varulagret före balansdagen
Standarden kräver att revisorn bedömer om ledningens instruktioner bland annat omfattar kontroll av inventeringslistorna, identifiering av inkuranta eller skadade artiklar, varor som tillhör tredje part och kontroll av varurörelser före och efter brytpunkten (punkt A4). I praktiken är den listan den bästa vägledningen för företaget. Före inventeringen bör du ha skriftligt:
- Datum, tid och omfattning: vilka lager, hallar, butiker eller depåer som ska räknas och vem som gör det.
- Inventeringslag: helst två och två, med en person som inte ansvarar för lagret, och med blindräkning (utan att se kvantiteten i systemet).
- Numrerade listor eller terminaler: kontroll av utdelade, använda och makulerade listor, eller logg över avläsningar om skannrar används.
- Periodavgränsning: sista följesedel för inleverans och utleverans före inventeringen, och varor som tas emot eller skickas samma dag avskilda och märkta.
- Identifiering av särskilda lagerposter: skadade, utgångna eller långsamt omsatta produkter; konsignationsvaror eller varor som tillhör kunder; varor under transport eller i förvar hos tredje part.
- Pågående arbete: kriterier för att bestämma färdigställandegraden för halvfabrikat.
- Fysiska uppskattningar: för bulkvaror, vätskor eller högar, mätmetod (vägning, volymberäkning, pejling).
- Räkning och avstämning: vem som utreder skillnaderna mot det löpande lagerregistret och vem som godkänner justeringarna.
Skicka instruktionerna till revisorn några dagar i förväg så att bristerna kan rättas innan ni kommer till lagret.
Vad gör revisorn på inventeringsdagen?
Under sin närvaro observerar revisorn om lagen följer instruktionerna, inspekterar varorna för att bekräfta att de finns och bedöma deras skick, och gör kontrollräkningar i båda riktningarna: väljer ut poster i ledningens register och lokaliserar dem fysiskt, och väljer ut fysiska poster och kontrollerar att de finns i registren (punkt A7). På så sätt kontrolleras registrens fullständighet och riktighet.
Revisorn brukar också få kopior av inventeringslistorna och av informationen om periodavgränsning, till exempel de sista in- och utleveranserna, för att senare kunna kontrollera att de bokfördes på rätt räkenskapsår (punkt A5 och A8). Inspektionen hjälper revisorn att identifiera inkuranta, skadade eller gamla varor (punkt A6), vilket sedan påverkar värderingen. Tänk på att inspektionen styrker att varorna finns, men inte nödvändigtvis att de ägs av företaget: därför är det viktigt att hålla varor som tillhör tredje part åtskilda.
Vad händer om inventeringen inte sker den 31 december eller revisorn inte kan närvara?
| Situation | Vad NIA-ES 501 kräver |
|---|---|
| Inventering vid en annan tidpunkt än balansdagen | Revisorn utför ytterligare granskningsåtgärder avseende förändringarna i varulagret mellan inventeringsdagen och balansdagen (punkt 5). Det fungerar om kontrollerna över varurörelserna är effektiva (punkt A9). |
| Löpande lagerregister med rullande inventeringar | Ledningen kan inventera under hela året; skillnader mellan systemet och räkningen kan tyda på att kontrollerna inte fungerar (punkt A10). |
| Revisorn kan inte närvara på grund av oförutsedda omständigheter | Revisorn gör eller observerar inventeringar vid en annan tidpunkt och granskar transaktionerna under mellanperioden (punkt 6). |
| Det är inte genomförbart att närvara | Revisorn utför alternativa granskningsåtgärder, till exempel granskning av senare försäljning av specifika poster (punkt A13). Om revisorn inte inhämtar tillräckliga revisionsbevis ska revisorn lämna ett modifierat uttalande (punkt 7). |
| Varulager i förvar hos tredje part | Bekräftelse från tredje parten, inspektion eller andra granskningsåtgärder, till exempel närvaro vid tredje partens inventering eller en rapport från en annan revisor (punkt 8 och A16). |
Svårigheter, tidsåtgång eller kostnad räcker inte i sig för att närvaro ska anses ogenomförbar (punkt A12). En revisor som utses efter att inventeringen redan har gjorts kan behöva tillgripa alternativa granskningsåtgärder eller, om de inte räcker, en begränsning av revisionens omfattning.
Värdering av varulager enligt PGC: vad revisorn granskar efteråt
Att räkna rätt är halva arbetet; den andra halvan är att värdera rätt. Redovisnings- och värderingsregel 10 i Spaniens allmänna redovisningsplan anger de kriterier som revisorn ställer mot er värderade lagerlista:
- Anskaffningsvärde. Varulagret värderas till inköpspris eller tillverkningskostnad. Indirekta skatter ingår endast när de inte kan återfås från skattemyndigheten.
- Inköpspris. Fakturerat belopp minus rabatter och prisavdrag, plus kostnader fram till dess att varorna finns på plats för försäljning: frakt, tullar, försäkringar och andra direkt hänförliga kostnader.
- Tillverkningskostnad. Råvaror plus direkta kostnader och en skälig andel av de indirekta kostnaderna under tillverkningsperioden, beräknad utifrån utnyttjandegraden av produktionsmedlens normala kapacitet. En säsong med låg aktivitet får inte blåsa upp styckkostnaden.
- Fördelningsmetod. Som huvudregel genomsnittspris eller vägt genomsnittligt anskaffningsvärde; FIFO godtas. En och samma metod ska användas för varor av liknande slag och användning; för icke utbytbara varor används specifik identifiering.
- Finansiella kostnader. Ingår endast i varulager som behöver mer än ett år för att bli försäljningsklart, som i vinkällare med lagring eller i fastighetsprojekt.
- Nettoförsäljningsvärde. Om det är lägre än anskaffningsvärdet bokförs en nedskrivning som kostnad. Råvaror skrivs inte ned om de färdiga produkterna väntas säljas över anskaffningsvärdet; inte heller varor som omfattas av fasta försäljningsavtal vars pris täcker anskaffningsvärdet och återstående kostnader. Nedskrivningen återförs om orsakerna försvinner.
Noterna ska bland annat upplysa om omständigheterna kring och beloppet av nedskrivningarna, om aktiverade finansiella kostnader och om begränsningar i förfoganderätten på grund av säkerheter eller pantsättningar. En analys av omsättningshastighet och marginaler per produktgrupp är det bästa underlaget för att motivera nettoförsäljningsvärdet.
Vanliga frågor
Är det obligatoriskt att revisorn närvarar vid inventeringen?
Om varulagret är väsentligt för årsbokslutet kräver NIA-ES 501 att revisorn närvarar vid den fysiska inventeringen, om det inte är ogenomförbart. I så fall ska revisorn utföra alternativa granskningsåtgärder och, om tillräckliga revisionsbevis inte inhämtas, modifiera sitt uttalande.
Kan vi inventera några dagar före balansdagen?
Ja. Standarden tillåter det, förutsatt att revisorn kan inhämta revisionsbevis om varurörelserna mellan inventeringsdagen och balansdagen. Det fungerar bäst när kontrollerna över in- och utleveranser är tillförlitliga.
Hur hanteras varor som vi har i ett externt lager?
Om de är väsentliga kan revisorn begära bekräftelse från tredje parten om kvantiteter och skick, inspektera dem eller utföra andra granskningsåtgärder. Lämna kontaktuppgifterna till lagerhållaren i god tid.
Rättslig grund
- NIA-ES 501, Revisionsbevis – särskilda överväganden för utvalda områden (ICAC, resolution av den 2024-04-11)
- ICAC: gällande revisionsregler (tekniska revisionsstandarder)
- Kungligt dekret 1514/2007, Spaniens allmänna redovisningsplan, konsoliderad text (BOE): redovisnings- och värderingsregel 10
- Kungligt dekret 1/2021 om ändring av Spaniens allmänna redovisningsplan (BOE)
- Lag 22/2015 om revision, konsoliderad text (BOE)
Om ditt företag har ett betydande varulager och vill organisera årets inventering i god tid kan vårt team för revision av årsbokslut hjälpa dig att gå igenom instruktionerna och samordna närvaron, även i lager och packcentraler i regionen Murcia. Kontakta oss före den 31 december.
Artikeln har tagits fram av Controlaudits tekniska team. Regelverket granskat per 2026-10-13. Innehållet är endast informativt och ersätter inte professionell rådgivning i ditt specifika fall.